Bons de retour : constater ce qui revient du chantier

Les bons de retour constatent la réintégration d'un matériel ou de marchandises au dépôt ou chez un fournisseur. Ils indiquent ce qui revient, en quelle quantité, dans quel état et à quelle date, et ils servent de base soit à la mise à jour du parc, soit à l'obtention d'un avoir.

C'est un document court, souvent négligé, et qui coûte cher à l'entreprise lorsqu'il manque. Sans bon de retour, un matériel reste considéré comme sorti, et des marchandises rendues ne génèrent jamais l'avoir attendu.

Deux usages bien distincts

Le même terme recouvre deux situations qui n'ont ni les mêmes acteurs ni les mêmes conséquences.

Le retour de matériel concerne les équipements de l'entreprise, ou ceux d'un loueur, qui reviennent du chantier. Il met fin à la période d'immobilisation et déclenche le contrôle de l'état.

Le retour de marchandises concerne les matériaux rendus à un fournisseur : surplus non utilisé, produit non conforme, erreur de référence. Il constitue la pièce justificative de l'avoir à recevoir.

Ce que doit contenir un bon de retour

• Un numéro et la date du retour.
• L'identité de l'entreprise et celle du destinataire, dépôt ou fournisseur.
• Le chantier d'origine, qui doit cesser de supporter le coût.
• La désignation précise de chaque élément, avec sa référence.
• Les quantités retournées, et l'unité correspondante.
• Le motif du retour : fin d'utilisation, surplus, non-conformité, erreur de commande.
• L'état constaté, avec mention des dégradations éventuelles.
• Le nom et la signature de la personne qui réceptionne.

L'état constaté est la ligne la plus importante pour le matériel. C'est elle qui permet d'imputer une dégradation au bon chantier, plutôt que de la découvrir à la sortie suivante, quand plus personne ne sait d'où elle vient.

Le bon de retour dans la gestion du parc

Un équipement suit un cycle simple : il sort du dépôt, il est utilisé, il revient. Le bon de sortie ouvre la période, le bon de retour la ferme.

Cette symétrie produit trois informations utiles. La durée d'immobilisation réelle sur le chantier, qui sert à refacturer le matériel à son taux interne. La disponibilité du parc à un instant donné, indispensable pour planifier. Et l'historique des dégradations, qui oriente les décisions de renouvellement.

Sans bon de retour, le parc affiche des matériels sortis depuis des mois, et l'entreprise finit par louer ce qu'elle possède déjà. Le mécanisme complet figure sur nos pages gestion de parc matériel et bon d'enlèvement.

Le lien avec l'avoir fournisseur

Un retour de marchandises doit se retrouver, quelques jours plus tard, sous forme d'avoir. Le suivi se fait en trois temps.

D'abord, le bon de retour signé par le fournisseur ou son transporteur. Ensuite, le rapprochement entre ce bon et la commande d'origine, pour vérifier les quantités et les prix. Enfin, le pointage de l'avoir reçu contre le bon de retour.

Ce troisième temps est celui que la plupart des entreprises sautent. Un avoir annoncé mais jamais reçu ne se détecte que par ce pointage, et il représente des sommes significatives sur une année. Le circuit correspondant est décrit sur notre page circuit de validation des factures, et le traitement du document sur la page consacrée à un avoir facture.

Côté comptable, l'avoir qui fait suite à un retour reste une facture à part entière. Il doit donc comporter les mêmes mentions que le document qu'il corrige, avec sa référence et son motif, comme le rappelle la fiche officielle des mentions obligatoires d'une facture. Un avoir reçu sans référence à la commande ni au bon de retour se rapproche difficilement, et il finit souvent par être oublié.

Dématérialiser les bons de retour

Le carnet papier fonctionne tant que le retour se fait au dépôt, devant quelqu'un. Il montre ses limites dès que le matériel part directement d'un chantier vers un autre, ou qu'un fournisseur reprend des palettes sur site.

• Une saisie sur mobile, depuis le chantier, au moment du chargement.
• Des photographies de l'état constaté, datées et rattachées au bon.
• Une signature recueillie sur l'écran par la personne qui emporte le matériel.
• Un envoi immédiat au bureau et au fournisseur, sans transport de document.

Le deuxième point règle à lui seul la plupart des litiges sur les dégradations. Une photo datée prise au départ du chantier vaut mieux que n'importe quelle discussion ultérieure.

Questions fréquentes sur les bons de retour