Bon d'enlèvement : tracer ce qui part du dépôt ou du chantier

Un bon d'enlèvement constate le retrait d'un matériel ou de marchandises par une personne identifiée : qui emporte quoi, en quelle quantité, à quelle date et pour quel chantier. Il engage celui qui signe et il ouvre la période pendant laquelle le bien est sous la responsabilité du chantier.

Le document est simple, et c'est précisément pour cela qu'il disparaît. Pourtant, sans bon d'enlèvement, personne ne sait où se trouve un matériel, et le coût d'utilisation n'est imputé à aucun chantier.

Trois situations, un même document

Le bon d'enlèvement se rencontre dans trois contextes différents, avec à chaque fois le même objectif : identifier qui emporte le bien et pour quelle opération.

• La sortie de matériel du dépôt vers un chantier, par une équipe de l'entreprise.
• L'enlèvement de marchandises chez un fournisseur, lorsque l'entreprise vient chercher elle-même sa commande.
• L'enlèvement de déchets ou de matériaux depuis le chantier, par un prestataire ou un transporteur.

Dans les trois cas, le document doit permettre de répondre, plusieurs semaines plus tard, à une question simple : qui a pris ce bien, quand, et au titre de quel chantier.

Le contenu attendu

• Un numéro et la date de l'enlèvement.
• Le nom de la personne qui emporte le bien, et son entreprise si elle est extérieure.
• Le chantier de destination, qui supportera le coût.
• La désignation précise des éléments, avec leurs identifiants pour le matériel.
• Les quantités et les unités.
• L'état constaté au départ, pour le matériel.
• La date de retour prévue, lorsqu'elle est connue.
• La signature de celui qui emporte.

La date de retour prévue mérite d'être renseignée même approximativement. Elle permet d'alerter automatiquement sur les matériels dont le retour tarde, au lieu d'attendre qu'un autre chantier les réclame.

Bon d'enlèvement et bon de livraison

La différence entre bon de livraison et bon d'enlèvement tient au sens du déplacement. Le premier accompagne une marchandise apportée, le second constate une marchandise emportée. Les confondre fausse le rapprochement avec les factures fournisseurs, décrit sur notre page circuit de validation des factures.

Le cas des déchets de chantier

L'enlèvement de déchets obéit à des exigences particulières, puisqu'il engage la responsabilité du producteur des déchets, c'est-à-dire l'entreprise.

Le document doit alors identifier la nature des déchets, leur quantité, le transporteur et la destination. Il sert de preuve de la prise en charge par une filière autorisée, et il peut être demandé lors d'un contrôle ou par le maître d'ouvrage.

Sur les chantiers à plusieurs lots, ces enlèvements relèvent souvent du compte prorata. Leur traçabilité conditionne alors la répartition équitable des coûts entre les entreprises, comme expliqué sur notre page facturation du compte prorata chantier.

Dématérialiser le bon d'enlèvement

Un carnet au dépôt fonctionne tant que tous les enlèvements s'y font. Dès qu'un matériel part directement d'un chantier vers un autre, le carnet devient inopérant.

• Une saisie sur mobile, au moment du chargement, par celui qui emporte.
• La lecture d'un code porté sur l'équipement, pour éviter les erreurs d'identification.
• Des photographies de l'état au départ, datées et rattachées au bon.
• Une signature sur écran, y compris pour un transporteur extérieur.
• Une alerte automatique lorsque la date de retour prévue est dépassée.

Le dernier point transforme le bon d'enlèvement en outil de gestion. Tant qu'il reste un simple justificatif, il ne sert qu'en cas de litige. Associé à une alerte, il évite les immobilisations inutiles et les locations de remplacement. L'ensemble se relie à la gestion de parc matériel et aux bons de retour, qui ferment le cycle. Les documents produits se classent ensuite dans la GED BTP.

Du bon d'enlèvement à la facture

Un bon d'enlèvement signé chez un fournisseur devient, quelques jours plus tard, une ligne de facture. Le rapprochement entre les deux constitue l'un des contrôles les plus rentables du circuit d'achat.

Trois écarts apparaissent régulièrement. Une quantité facturée supérieure à celle réellement emportée, d'abord, souvent parce que la commande initiale n'a pas été ajustée. Un prix différent de celui négocié, ensuite, lorsque la facture applique le tarif public plutôt que les conditions de l'entreprise. Une référence substituée, enfin, sans que personne n'ait validé l'équivalence.

Ces écarts ne se détectent qu'en comparant la facture au bon signé, et non à la commande seule. C'est pourquoi le bon d'enlèvement doit remonter au bureau le jour même, et non s'accumuler dans la boîte à gants d'un véhicule pendant trois semaines.

La facture, de son côté, doit comporter l'ensemble des mentions exigées entre professionnels, y compris le numéro du bon de commande lorsqu'il en existe un. La fiche officielle des mentions obligatoires d'une facture en donne la liste complète, et son respect conditionne la possibilité de contester utilement une ligne.

Une fois ce rapprochement fait, le bon d'enlèvement conserve encore une utilité : il prouve la date de prise en charge du bien, donc le point de départ de la responsabilité de l'entreprise. Cette information devient précieuse en cas de casse, de vol ou de litige sur l'état du matériel.

Questions fréquentes sur le bon d'enlèvement