Outil gestion de chantier : du tableur au logiciel intégré

Un outil de gestion de chantier permet de suivre, pour chaque opération, l'avancement des travaux, les heures consommées, les achats engagés, la sous-traitance et la facturation. Le choix se pose rarement entre rien et tout : il se pose entre un tableur, un logiciel spécialisé et une solution intégrée.

La plupart des entreprises du bâtiment commencent par un tableur, et elles ont raison. La question n'est pas de savoir s'il faut en sortir, mais à quel moment il devient plus coûteux que l'outil qu'il remplace.

Le tableur, jusqu'où il tient

Un tableur fait très bien ce qu'on lui demande tant que trois conditions sont réunies. Une seule personne le remplit. Les chantiers restent peu nombreux. Et les informations qu'il contient ne servent à personne d'autre.

Dès qu'une de ces conditions tombe, les symptômes apparaissent toujours dans le même ordre. D'abord plusieurs versions du même fichier circulent par courriel. Ensuite une formule est écrasée par inadvertance, et personne ne s'en aperçoit. Enfin les chiffres du tableur cessent de correspondre à ceux de la comptabilité, et il devient impossible de dire lequel a raison.

Le vrai coût du tableur n'est donc pas son absence de fonctions. C'est le temps passé à rapprocher des informations qui devraient être identiques, et la perte de confiance qui s'installe dans les chiffres.

Les signes qu'il faut changer d'outil

• Vous découvrez le résultat d'un chantier après sa réception, jamais pendant.
• Les heures sont saisies une fois par semaine, de mémoire, au bureau.
• Les factures fournisseurs sont affectées au chantier avec plusieurs semaines de retard.
• Les situations de travaux se préparent en reprenant le devis à la main.
• Deux personnes donnent deux chiffres différents pour le même chantier.
• Les travaux supplémentaires se facturent rarement, faute de trace écrite.
• Les documents des sous-traitants expirent sans que personne ne s'en rende compte.

Trois de ces symptômes suffisent à justifier un changement. Six signifient que l'entreprise pilote à l'aveugle, et que son résultat annuel dépend davantage du hasard des chantiers que de ses décisions.

Les trois niveaux d'outillage

Ces trois niveaux ne s'excluent pas dans le temps. Beaucoup d'entreprises passent du tableur à un logiciel de facturation, puis ajoutent le suivi de chantier, puis les achats. Cette progression fonctionne à condition que les modules partagent la même base dès le départ, sinon elle reconstitue le problème initial sous une autre forme.

Ce qu'un outil de gestion de chantier doit couvrir

Quelle que soit la solution retenue, six fonctions conditionnent l'utilité réelle de l'outil au quotidien.

• Le marché de référence, issu du devis accepté, avec ses avenants et ses révisions.
• L'avancement, déclaré par poste depuis le chantier.
• Les heures, saisies quotidiennement et affectées au chantier.
• Les achats et la sous-traitance, rattachés dès la commande et non à la facture.
• La facturation, générée à partir de l'avancement, acomptes et retenues compris.
• Le coût de revient, calculé en continu, avec le reste à faire.

La quatrième ligne est celle qui distingue un véritable outil de gestion d'un simple logiciel de facturation. Une dépense connue à la commande laisse encore une marge de manœuvre, une dépense connue à la facture arrive après la bataille.

Réussir la transition

Changer d'outil se prépare comme un chantier. Quelques précautions simples évitent l'essentiel des difficultés.

D'abord, nettoyez les données avant la bascule. Reprendre un fichier clients plein de doublons revient à importer le problème dans le nouvel outil, puis à accuser celui-ci.

Ensuite, décidez du sort des chantiers en cours. Les basculer tous est rarement réaliste. Terminer les opérations anciennes dans l'ancien système et démarrer les nouvelles dans le nouveau simplifie énormément la transition.

Puis commencez par un périmètre restreint, stabilisez-le, et élargissez seulement ensuite. Une bascule totale en une fois mobilise toute l'entreprise au même moment, et le moindre incident discrédite le projet.

Enfin, fixez une date de bascule ferme. Une période de double saisie qui s'éternise épuise les équipes et finit toujours par un retour en arrière.

Mesurer le bénéfice

Quatre indicateurs simples permettent de vérifier que le changement produit un effet, et ils se mesurent avant comme après.

• Le délai entre la réception d'une facture fournisseur et son affectation au chantier.
• Le délai entre la fin du mois et l'émission des situations de travaux.
• L'écart entre la marge prévue au devis et la marge constatée à la réception.
• Le nombre de travaux supplémentaires facturés, rapporté à ceux réalisés.

Le dernier indicateur est souvent le plus spectaculaire. Une entreprise qui formalise et facture ses travaux supplémentaires récupère fréquemment plus que le coût annuel de son outil. Les méthodes associées sont décrites sur nos pages gestion chantier et rentabilité chantier, et le panorama des solutions sur nos pages application BTP et ERP BTP. Les obligations de facturation à venir figurent sur le calendrier officiel de la facturation électronique.

Questions fréquentes sur l'outil de gestion de chantier