Liste du personnel BTP : registre unique et obligations

La liste du personnel recense les salariés employés par une entreprise, avec leur identité, leur poste et leurs dates d’entrée et de sortie. Dans le bâtiment, elle sert de base au registre unique du personnel, au suivi des effectifs par chantier et aux contrôles.

Qu’est-ce que la liste du personnel ?

La liste du personnel est le document qui identifie, à un instant donné, l’ensemble des salariés d’un établissement. Elle indique au minimum le nom, le prénom, la qualification, le type de contrat et les dates d’entrée et de sortie. En pratique, elle constitue la version opérationnelle du registre unique du personnel.

Dans le bâtiment, cette liste dépasse le simple cadre administratif. Elle répond aux demandes de l’inspection du travail, elle alimente les déclarations de sous-traitance et elle sert à prouver qui travaille sur quel chantier. Autrement dit, elle relie le social et l’exploitation.

Le registre unique du personnel, socle de la liste du personnel

Le code du travail impose un registre unique du personnel dans tout établissement employant des salariés. Les noms et prénoms sont inscrits dans l’ordre des embauches, au moment de l’embauche, de façon indélébile. Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent dans une partie distincte, dans l’ordre d’arrivée.

Qui doit le tenir

L’obligation vise tout établissement, quel que soit l’effectif de l’entreprise. Une entreprise artisanale de trois salariés est donc concernée au même titre qu’une entreprise générale de cent compagnons. Aucune forme particulière n’est imposée : le registre peut être tenu sur support papier ou sur support numérique.

Les mentions à porter pour chaque salarié

La partie réglementaire du code du travail fixe la liste des informations à reporter. Elle couvre l’état civil, le poste et la nature du contrat.

• la nationalité ;
• la date de naissance ;
• le sexe ;
• l’emploi occupé ;
• la qualification ;
• les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
• la date de l’autorisation d’embauche ou de licenciement lorsqu’elle est requise ;
• pour les travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail, le type et le numéro d’ordre du titre ;
• la mention contrat à durée déterminée pour les salariés en CDD ;
• la mention salarié temporaire, avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
• la mention mis à disposition par un groupement d’employeurs, avec le nom et l’adresse du groupement ;
• la mention salarié à temps partiel ;
• la mention apprenti ou contrat de professionnalisation pour les jeunes en alternance.

Ces mentions sont détaillées sur le Code du travail numérique, fiche sur le registre unique du personnel.

Conservation et contrôle

Les mentions portées au registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date de départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement. Toute infraction expose l’employeur à une sanction pénale. Par conséquent, mieux vaut une liste tenue au fil de l’eau qu’une reconstitution faite la veille d’un contrôle.

Les informations propres au BTP à ajouter à la liste du personnel

Le registre répond à l’obligation légale. Toutefois, une entreprise du bâtiment a besoin de données complémentaires pour organiser le travail. Ces informations ne remplacent pas le registre, elles le complètent dans un fichier de gestion.

• le métier et le niveau de classification conventionnelle ;
• les habilitations et autorisations de conduite, avec leur date de validité ;
• le suivi des visites de santé au travail ;
• l’équipe ou le chef de chantier de rattachement ;
• le chantier d’affectation en cours ;
• la zone de déplacement appliquée pour les indemnités ;
• le matériel et les EPI remis au salarié.

La question des déplacements revient dans presque toutes les entreprises. Le principe de zones concentriques à partir du siège est expliqué dans notre page sur les zones de déplacement en BTP.

Le suivi des heures s’appuie lui aussi sur cette liste. Chaque salarié présent doit pouvoir être rattaché à un chantier et à une tâche, ce que décrit notre guide de la saisie des heures en BTP.

Modèle de liste du personnel pour une entreprise du bâtiment

La trame ci-dessous sépare les colonnes imposées par le code du travail et les colonnes utiles à l’exploitation. Elle se tient aussi bien dans un tableur que dans un logiciel de gestion.

Pourquoi tenir la liste du personnel dans un logiciel de gestion BTP

Un tableur reste acceptable pour une petite équipe stable. Dès que les entrées et les sorties s’enchaînent, il montre ses limites : la dernière version circule par courriel, les dates d’habilitation expirent sans alerte et le registre devient faux.

Un logiciel de gestion BTP centralise au contraire la liste du personnel. Chaque embauche crée une ligne horodatée, chaque sortie renseigne la date de départ, et l’historique reste consultable pendant la durée de conservation exigée. De plus, les habilitations arrivant à échéance remontent automatiquement.

Le gain se mesure surtout lors des contrôles et des appels d’offres. Un donneur d’ordre demande régulièrement la liste nominative des intervenants, parfois chantier par chantier. Une liste à jour s’exporte alors en quelques secondes, sans recoupement manuel.

Cette brique s’inscrit dans l’ensemble décrit par notre guide de la gestion administrative en BTP. Elle complète le suivi des moyens humains que doit tenir toute entreprise du bâtiment organisée.