GED construction : partager les documents d'un projet entre tous les intervenants

Une GED construction organise les documents d'une opération de construction entre le maître d'ouvrage, la maîtrise d'œuvre, les entreprises et les bureaux de contrôle : plans et leurs indices, pièces écrites, visas, comptes rendus, procès-verbaux et dossier des ouvrages exécutés. Elle garantit que chacun travaille sur la bonne version, au bon moment.

Sur une opération un peu importante, le nombre de documents échangés dépasse rapidement le millier. La question n'est pas de les stocker, mais de savoir qui doit recevoir quoi, et comment prouver qu'il l'a reçu.

Ce qui distingue une GED de projet

Une gestion documentaire d'entreprise classe les documents d'une société. Une GED construction, elle, organise les échanges entre des acteurs qui n'appartiennent pas à la même structure et qui n'ont ni les mêmes droits, ni les mêmes besoins.

Trois notions lui sont donc propres. La diffusion, qui désigne l'envoi d'un document à une liste d'acteurs identifiés. Le visa, qui matérialise l'acceptation ou les observations d'un intervenant. L'indice, qui identifie la version d'un plan et rend caduques les précédentes.

Sans ces trois notions, un espace partagé reste un entrepôt. Avec elles, il devient le registre de ce qui a été transmis, à qui, et quand, ce qui a une valeur considérable en cas de litige.

Les documents d'une opération

• Les pièces contractuelles : marché, cahiers des clauses, actes d'engagement, avenants.
• Les plans, avec leurs indices successifs et leur statut de diffusion.
• Les pièces écrites techniques : descriptifs, notes de calcul, fiches techniques.
• Les documents d'exécution des entreprises, soumis au visa de la maîtrise d'œuvre.
• Les comptes rendus de réunion de chantier et les ordres de service.
• Les documents de sécurité et le plan général de coordination.
• Les procès-verbaux de réception, les réserves et leurs levées.
• Le dossier des ouvrages exécutés, remis en fin d'opération.

Le circuit de visa

Les documents d'exécution produits par les entreprises suivent un circuit formalisé, qui conditionne souvent le démarrage des travaux concernés.

Le point sensible se situe entre le visa et la diffusion. Un document visé mais non diffusé laisse certaines entreprises travailler sur l'ancienne version, et la responsabilité de l'écart devient très difficile à établir.

Les règles qui évitent les litiges

• Une nomenclature de nommage définie au démarrage, et imposée à tous les intervenants.
• Un indice obligatoire sur chaque document, visible sur le cartouche comme sur le nom du fichier.
• Une liste de diffusion par type de document, tenue à jour en cas de changement d'intervenant.
• Un accusé de mise à disposition conservé pour chaque diffusion.
• Un statut explicite : pour information, pour visa, bon pour exécution.
• Une règle unique sur l'endroit où se trouve la version de référence.

La dernière règle mérite d'être écrite dans les pièces du marché. Dès que deux emplacements coexistent, un courriel et une plateforme par exemple, les versions divergent en quelques semaines.

Maquette numérique et documents

Sur les opérations qui recourent à une maquette numérique, la GED ne disparaît pas. La maquette porte la géométrie et les données techniques, mais les pièces contractuelles, les comptes rendus et les procès-verbaux restent des documents.

La convention d'organisation du projet précise alors l'articulation : ce qui fait foi dans la maquette, ce qui fait foi dans les documents, et comment les deux évoluent ensemble. En l'absence de cette convention, les écarts entre maquette et plans deviennent une source de litige supplémentaire.

Pour l'entreprise, le réflexe reste le même : travailler sur une version identifiée, et conserver la preuve de ce qui lui a été transmis.

Ce que l'entreprise doit conserver de son côté

Même lorsque la plateforme est gérée par la maîtrise d'ouvrage, l'entreprise a tout intérêt à conserver sa propre copie des documents qui l'engagent.

Trois raisons à cela. L'accès à la plateforme cesse généralement à la fin de l'opération, parfois avant la levée des réserves. Les garanties légales, elles, courent bien plus longtemps. Et en cas de désaccord, c'est l'entreprise qui doit prouver ce qu'elle a reçu et ce qu'elle a transmis.

Cette copie se classe dans la gestion documentaire interne, décrite sur notre page GED BTP, rattachée au chantier concerné et conservée selon les durées applicables. Elle complète le suivi décrit sur notre page gestion chantier, et les obligations de coordination en matière de sécurité sont rappelées par l'INRS.

Questions fréquentes sur la GED construction