Situation de chantier : établir et faire valider sa facture

Une situation de chantier est le document qui constate l’avancement des travaux sur une période et déclenche le paiement correspondant. Elle est cumulative : chaque situation reprend les précédentes et ne facture que l’écart.

Comment se construit une situation de chantier

La situation part du marché, c’est-à-dire du devis accepté ou de la décomposition du prix global et forfaitaire. Pour chaque poste, on constate un pourcentage d’exécution ou une quantité réalisée, puis on applique le prix contractuel.

Le montant obtenu est cumulatif depuis le début du chantier. On en déduit ensuite les situations déjà réglées, les acomptes versés et, le cas échéant, la retenue de garantie. Le solde constitue le montant à payer pour la période.

Trois ajustements viennent compléter ce calcul : les travaux supplémentaires validés par avenant, la révision de prix lorsque le marché la prévoit, et les pénalités éventuelles. Le mécanisme de la révision est détaillé sur notre page formule de révision de prix.

Un exemple chiffré

Soit un marché de 100 000 euros hors taxes, avec un acompte de démarrage de 10 000 euros et une retenue de garantie de 5 pour cent.

Dans cet exemple, l’acompte est apuré au prorata de l’avancement, ce qui est la pratique la plus courante. Les modalités exactes figurent au marché : elles doivent être lues avant la première situation, pas après la troisième.

La validation par la maîtrise d’oeuvre

Sur un marché public, la situation prend la forme d’un projet de décompte mensuel. Le guide des bonnes pratiques publié par le ministère de l’Économie recommande de le déposer avant la fin de chaque mois, à une date fixée lors de la réunion de démarrage, et précise qu’un dépôt tardif ne peut pas servir de motif de rejet.

Le maître d’oeuvre dispose ensuite de 7 jours pour accepter ou rectifier le montant et notifier l’état d’acompte mensuel. Les délais maximum de paiement, décomptés à partir de la réception de la demande, sont de 30 jours pour l’État et les collectivités, 50 jours pour les établissements publics de santé et 60 jours pour certaines entités comme les EPIC ou les SEM locales. Ces repères figurent dans le guide des bonnes pratiques de facturation dans les marchés de travaux.

Le guide recommande également de lister dans le CCAP les pièces justificatives attendues, constats contradictoires, ordres de service et calcul des coefficients de révision, afin d’éviter la suspension de la demande pour pièce manquante.

Préparer la situation avant la fin du mois

La qualité d’une situation dépend de ce qui a été constaté pendant le mois, pas de l’heure passée à la rédiger le dernier jour.

Trois habitudes rendent l’exercice rapide. La première consiste à relever l’avancement chaque semaine, poste par poste, plutôt qu’en une seule fois. Le relevé prend quelques minutes quand il porte sur une semaine, il devient une reconstitution approximative quand il porte sur un mois entier.

La deuxième consiste à faire signer les constats contradictoires au moment où ils sont établis. Un métré validé sur place par le conducteur de travaux et par la maîtrise d’oeuvre ne se rediscute pas trois semaines plus tard.

La troisième consiste à traiter les travaux supplémentaires au fil de l’eau. Un ordre de service reçu le 8 doit être chiffré et intégré avant la situation du mois, pas reporté au mois suivant. Reporter revient à financer le chantier du client avec sa propre trésorerie.

Ces trois habitudes suffisent à sortir une situation complète en moins d’une heure, et surtout à la faire valider du premier coup. Le gain réel ne se mesure pas en temps de saisie, il se mesure en jours d’encaissement.

Les pièges les plus fréquents

• Surévaluer l’avancement. Facturer 60 pour cent alors que 45 pour cent sont exécutés crée une dette qui se paie à la situation suivante.
• Oublier un poste. Un poste non facturé dans une situation se rattrape, mais il fausse le suivi de marge dans l’intervalle.
• Facturer des travaux supplémentaires sans avenant. Le montant est rejeté, et la situation entière peut être suspendue.
• Confondre retenue de garantie et solde. La retenue se libère selon les conditions du marché, après levée des réserves.
• Sortir la situation en retard. Chaque semaine de retard décale d’autant l’encaissement.

Situation, facture d’avancement et décompte

Les trois termes se croisent souvent. La situation constate l’avancement. La facture d’avancement de travaux en est la traduction comptable. Le décompte, lui, intervient en fin de marché pour arrêter définitivement les comptes, comme l’explique notre page DGD, décompte général et définitif.

Dans la pratique, une entreprise bien organisée produit ses situations à date fixe, les fait valider contradictoirement, et prépare son décompte final avec des données déjà vérifiées. Le reste n’est que conséquence.

À lire aussi dans la rubrique Documents de chantier

• Avancement des travaux
• Facture d’avancement de travaux
• DGD
• Formule de révision de prix
• Logiciel facturation BTP